Eerste gebruik
Waar moet ik op letten bij het eerste gebruik van BPS Pro?
Wanneer u BPS Pro voor het eerst gebruikt, begeleidt een stappenplan u bij het vervolledigen van uw bedrijfs-, facturatie- en gebruikersgegevens. U kunt dit stappenplan later opnieuw openen via Menu > First time setup.
Facturen via Peppol
Waar komen facturen die ik via Peppol ontvang terecht?
Facturen en creditnota's die u via Peppol ontvangt, verschijnen onder Peppol Inbox.
Is de afzender nog niet gekend, selecteer dan het document en klik op Afzender Registreren. Kies het juiste relatietype en sla de onderneming op. Daarna kunt u een of meerdere beschikbare documenten selecteren en op Importeren klikken.
Geïmporteerde documenten vindt u onder Facturatie > Aankoop, bij Facturen of Creditnota's.
Niet-Peppol-documenten
Hoe importeer en verwerk ik aankoopdocumenten die ik niet via Peppol heb ontvangen?
Ga naar Facturatie > Aankoop en klik op Importeren. U kunt bestanden ook rechtstreeks naar de lijst met aankoopdocumenten slepen.
Kies eerst de juiste categorie: Betalingsverzoeken, Facturen, Herinneringen, Creditnota's, Boetes of Tickets. PDF-, PNG-, JPG- en JPEG-bestanden worden ondersteund.
De geïmporteerde documenten verschijnen onder Te verwerken. Open deze lijst en verwerk telkens een document. BPS Pro opent het document en de bijbehorende editor met de herkende gegevens als voorstel. Controleer de gegevens voordat u ze opslaat.
Voor terugkerende imports kunt u in het categoriescherm ook een Automatische importmap instellen.
Aankoopfacturen
Hoe zet ik aankoopfacturen op betaald?
Ga naar Facturatie > Aankoop. Klik met de rechtermuisknop op de aankoopfactuur, kies Betaalgegevens en klik op Betaling Toevoegen. Vul het betaalde bedrag en de betaaldatum in. Voor een volledige betaling laat u het voorgestelde openstaande bedrag staan; bij een gedeeltelijke betaling vult u alleen het betaalde deel in en blijft het resterende saldo openstaan.
Wilt u meerdere aankoopfacturen samen verwerken, voeg ze dan toe aan de Betaallijst en klik daarna op Betalingen Bevestigen. BPS Pro registreert de openstaande bedragen dan als betaald met de datum van vandaag. Bij een betaalplan wordt niet meteen de volledige factuur betaald gezet; BPS Pro bevestigt telkens de eerstvolgende termijn.
Bij het registreren van een nieuwe aankoopfactuur kunt u ook meteen Betaald aanvinken en een betaaldatum invullen. Bij Peppol-facturen kan BPS Pro een betaling automatisch registreren wanneer de UBL duidelijk aangeeft dat de factuur al betaald is of dat het restbedrag nul is.
Creditnota's koppelen
Hoe verwerk en koppel ik een aankoopcreditnota aan een aankoopfactuur?
Open Facturatie > Aankoop > Creditnota's.
Voor een Peppol-creditnota kiest u via de rechtermuisknop Details. Onder Gekoppelde Facturen kiest u Toevoegen, waarna u de aankoopfactuur en het toe te wijzen bedrag selecteert.
Voor een manueel geïmporteerde creditnota kiest u Bewerken. Selecteer als afhandeling Verrekening, Terugbetaling of Gecombineerd. Gebruik Aankoopfactuur Koppelen voor het gedeelte dat met aankoopfacturen moet worden verrekend.
Een creditnota kan over meerdere aankoopfacturen worden verdeeld, zolang het totale toegewezen bedrag de beschikbare creditnota niet overschrijdt.
Doorfacturatie
Hoe kan ik kosten van een onderaannemer doorfactureren?
Open Kosten OA, selecteer links de onderaannemer en selecteer de kosten die u wilt doorfactureren. Klik vervolgens op Doorfactuur maken, bevestig de geselecteerde kosten en vul de doorfactuurdatum in.
De gemaakte doorfactuur vindt u onder Facturatie > Doorfacturatie.
Als de onderaannemer de doorfactuur afzonderlijk betaalt, opent u via de rechtermuisknop Betaalgegevens en registreert u de ontvangen betaling.
Wilt u de doorfactuur verrekenen met een aankoopfactuur van dezelfde onderaannemer, open dan de Betaalgegevens van de aankoopfactuur. Selecteer de doorfactuur onder Beschikbare doorfacturen voor verrekening en klik op Doorfactuur Verrekenen.
Hoe maak ik een vergrendelde herhalende kost eerder factureerbaar?
Herhalende kosten worden standaard opnieuw factureerbaar vanaf 30 dagen na de datum van de vorige doorfactuur. In Kosten OA worden vergrendelde kosten grijs weergegeven onder Factureerbaar vanaf [datum].
Wilt u een kost eerder doorfactureren, klik dan met de rechtermuisknop op de onderaannemer en kies Kosten Bewerken. Selecteer de kost, klik met de rechtermuisknop en kies Nu factureerbaar maken.
Met Factureerbaar vanaf... kunt u in plaats daarvan zelf een andere toekomstige datum kiezen.
Hoe kan ik kosten die ik foutief heb doorgefactureerd crediteren?
Open Facturatie > Doorfacturatie, selecteer de doorfactuur en kies via de rechtermuisknop Creditnota maken. Vul de te crediteren lijnen in en sla de creditnota op.
BPS Pro bepaalt de standaardafhandeling aan de hand van de status van de doorfactuur.
Verrekenen met factuur wordt gebruikt wanneer de doorfactuur nog niet met een aankoopfactuur is verrekend. Het openstaande bedrag van de doorfactuur wordt verminderd.
Terugbetaling aan klant wordt automatisch gebruikt wanneer de doorfactuur al met een aankoopfactuur is verrekend. De eerder berekende verrekening met de aankoopfactuur blijft daardoor ongewijzigd.
Open de details van de creditnota om de afhandeling te bekijken. Bij Terugbetaling aan klant registreert u de uitvoering via Terugbetaling Bevestigen en vult u de terugbetalingsdatum in.
Zolang de doorfactuur nog niet met een aankoopfactuur is verrekend, kunt u ook vrijwillig voor terugbetaling kiezen. Na de verrekening is terugbetaling de verplichte afhandeling.