1. Overeenkomst
Deze Algemene voorwaarden zijn van toepassing op de website van Arisius Software, de BPS Pro desktopsoftware, BPS Pro-abonnementen, proefaccounts, bestandsdiensten, registratiediensten, wachtwoordherstel en gerelateerde diensten. Door een account aan te maken, een abonnement te nemen of BPS Pro te gebruiken, aanvaardt u deze voorwaarden voor uzelf en voor de onderneming of professionele entiteit die u vertegenwoordigt.
Als een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst, ondertekend door Arisius Software en de klant, deze voorwaarden uitdrukkelijk vervangt, heeft die schriftelijke overeenkomst alleen voor de tegenstrijdige bepalingen voorrang.
2. Alleen zakelijk gebruik
BPS Pro is uitsluitend bedoeld voor ondernemingen, zelfstandige professionals, rechtspersonen en andere professionele gebruikers. Het wordt niet aangeboden als consumentenproduct. Registratie vereist een geldig btw-nummer dat de registrerende persoon bezit, beheert of wettelijk mag vertegenwoordigen.
Door te registreren of BPS Pro te gebruiken, bevestigt u dat u handelt voor professionele doeleinden, dat de ondernemings- of beroepsgegevens correct zijn en dat u bevoegd bent om de onderneming of professionele entiteit te verbinden. Arisius Software mag toegang weigeren, schorsen of beëindigen als het btw-nummer ongeldig is, de onderneming niet kan worden geverifieerd of de registratie ongeoorloofd lijkt.
3. Proefperiode en abonnement
Nieuwe registraties kunnen starten met een gratis proefperiode. Na de proefperiode vereist verder gebruik een actief betaald abonnement, tenzij Arisius Software schriftelijk anders akkoord gaat. Website-registratie maakt het professionele BPS Pro-account, ondernemingsprofiel en de proefperiode aan; Peppol-activatie, waar beschikbaar, gebeurt apart in BPS Pro.
Het gekozen pakket, de maandelijkse abonnementsprijs, optionele modules, extra gebruikers, factuurlimieten, regels voor meergebruik en prijzen worden getoond voor aankoop of wijziging. Prijzen worden exclusief btw vermeld tenzij anders aangegeven. Btw, belastingen en betalingsgegevens kunnen worden verwerkt via Stripe of een andere betalingsprovider.
Abonnementen zijn terugkerend tot ze worden geannuleerd volgens de beschikbare annuleringsflow. Annulering gaat normaal in op het einde van de lopende facturatieperiode, tenzij de abonnementsflow anders vermeldt. Wijzigingen aan een abonnement kunnen gevolgen hebben voor toekomstige facturen en kunnen leiden tot pro rata kosten of tegoeden die door de betalingsprovider worden verwerkt.
Als betaling mislukt of een abonnement achterstallig is, kan toegang worden beperkt, geschorst of beëindigd na redelijke kennisgeving waar haalbaar. Arisius Software mag duidelijke prijs- of configuratiefouten corrigeren en prijzen of pakketten prospectief wijzigen met redelijke kennisgeving.
4. Accountbeheerder en gebruikers
De accountbeheerder is verantwoordelijk voor abonnementskeuzes, gebruikersbeheer, rechten, accountbeveiliging, accountinstellingen, Peppol-instellingen, boekhoudersportaaltoegang, gekoppelde e-mailaccounts en de juistheid van ondernemings- of beroepsgegevens. Gebruikers moeten hun aanmeldgegevens veilig bewaren en de beheerder of Arisius Software snel verwittigen bij vermoeden van ongeoorloofde toegang.
Wanneer het boekhoudersportaal wordt gebruikt, is de klant verantwoordelijk voor het uitnodigen van de juiste accountant of boekhoudkundige gebruiker, het beperken van de toegang tot wat nodig is, het veilig bezorgen van uitnodigingslinks en het verwijderen van toegang wanneer die niet langer nodig of toegestaan is.
Accounts voor het boekhoudersportaal zijn persoonlijk voor de uitgenodigde accountant of boekhoudkundige gebruiker en mogen niet gedeeld worden. De klant blijft verantwoordelijk om actieve portaaltoegang te controleren en uitnodigingen of accounts in te trekken, te verwijderen of te vervangen wanneer de relatie met de accountant wijzigt.
Handelingen via een gebruikersaccount kunnen worden beschouwd als handelingen van de klant. De klant is verantwoordelijk voor het verwijderen van toegang voor gebruikers die geen toegang meer nodig hebben of niet langer gemachtigd zijn.
5. Klantgegevens en verantwoordelijkheid
De klant blijft verantwoordelijk voor alle operationele en administratieve gegevens die in BPS Pro worden ingevoerd, waaronder facturen, creditnota's, aankoopdocumenten, doorfacturen, geuploade bestanden, planningsgegevens, werknemersgegevens, werfgegevens, klantgegevens, leveranciersgegevens, factuurontvangergegevens, e-mailontvangers, betalingsgegevens, Peppol-gegevens, boekhoudersportaaltoegang en boekhoudkundige records.
De klant is verantwoordelijk voor het controleren van de juistheid en volledigheid van documenten, bedragen, btw-behandeling, factuurnummers, ontvangers, Peppol-identificaties, e-mailinhoud, bijlagen en zakelijke beslissingen die met BPS Pro worden genomen. BPS Pro is bedrijfssoftware en geen juridisch, boekhoudkundig, fiscaal of financieel advies.
Het boekhoudersportaal is bedoeld om gemachtigde accountants of boekhoudkundige gebruikers gecontroleerde toegang te geven tot relevante aankoopfacturen, verkoopfacturen, doorfacturen en bijhorende PDF- en UBL/XML-bestanden. De klant blijft verantwoordelijk voor de relatie met de accountant en voor de rechtmatigheid van het delen van die gegevens.
Accountants kunnen documenten die via het portaal beschikbaar zijn zoeken, bekijken, openen en downloaden. De klant is verantwoordelijk om te controleren dat de beschikbaar gemaakte documenten geschikt zijn voor de accountant en om vertrouwelijkheid, beroepsgeheim of gegevensbeschermingsvereisten in die relatie na te leven.
De klant moet ervoor zorgen dat hij over een rechtsgrond en alle vereiste kennisgevingen, toestemmingen, machtigingen en records beschikt voor de persoonsgegevens die hij in BPS Pro invoert of door Arisius Software laat verwerken.
6. Toegelaten gebruik
U mag BPS Pro of gerelateerde diensten niet gebruiken voor onwettige activiteiten, ongeoorloofde toegang, spam, malware, phishing, fraude, inbreuk, intimidatie, verstoring, reverse engineering, buitensporig geautomatiseerd gebruik of verwerking van gegevens die u niet mag verwerken.
U mag technische limieten, abonnementsgrenzen, beveiligingscontroles, Peppol-providerregels, betalingscontroles, gebruikersrechten of toegangsbeperkingen voor bestanden niet proberen te omzeilen. Arisius Software mag toegang schorsen wanneer misbruik, beveiligingsrisico, juridisch risico of wezenlijke schending wordt vermoed.
7. E-mail en gekoppelde accounts
Wanneer een gebruiker een e-mailaccount koppelt, kan BPS Pro berichten vanuit dat account verzenden nadat de gebruiker die koppeling configureert en gebruikt. De klant blijft verantwoordelijk voor berichtinhoud, ontvangerselectie, bijlagen, rechtmatige communicatie en naleving van e-mail-, antispam-, vertrouwelijkheids- en privacyregels.
Gmail- en Outlook/Microsoft-koppelingen zijn optioneel en afhankelijk van Google API's, het Microsoft identity platform, Microsoft Graph, mailboxinstellingen van de gebruiker, providervereisten voor toestemming, providervereisten voor verificatie of review, organisatiebeleid en blijvende providerbeschikbaarheid. De gekoppelde-mailfunctie van BPS Pro is alleen bedoeld om te verzenden; ze biedt geen inboxlezing, mailboxmonitoring of mailboxautomatisering.
E-mailaflevering kan nog altijd beïnvloed worden door ontvangende servers, providerlimieten, accountlimieten, spam- of misbruikcontroles en organisatiebeleid. Een verzendbevestiging in BPS Pro garandeert geen uiteindelijke aflevering of aanvaarding door de ontvanger.
8. Elektronische facturatie en diensten van derden
BPS Pro kan koppelen met diensten van derden voor betalingen, Peppol, btw-validatie, e-mailverzending, boekhoudkundige workflows en gerelateerde functies. Deze diensten kunnen Stripe, Brevo, Google, Microsoft, Qvalia, Peppol-netwerkdeelnemers, publieke btw- en ondernemingsvalidatiediensten, hostingproviders en andere technische providers omvatten.
Beschikbaarheid, aanvaarding, aflevering, validatie en verwerking kunnen afhankelijk zijn van die providers. Arisius Software is niet verantwoordelijk voor storingen, vertragingen, afwijzingsregels, accountvereisten, wettelijke vereisten of gegevensverwerking die door derde providers worden beheerd, behalve waar dwingende wetgeving anders bepaalt.
Peppol-aflevering en -ontvangst hangen af van correcte afzender- of ondernemingsgegevens, correcte ontvangergegevens, beschikbaarheid van providers, netwerkregels en toepasselijke access-pointvereisten. De klant blijft verantwoordelijk om te controleren of een document ook via een ander kanaal moet worden opgevolgd.
9. Verwerkersovereenkomst
Voor persoonsgegevens in klantgestuurde gegevens waarbij de klant verwerkingsverantwoordelijke is en Arisius Software die gegevens namens de klant verwerkt, vormt dit artikel de verwerkersovereenkomst tussen partijen onder artikel 28 AVG/GDPR.
Het onderwerp is het leveren van BPS Pro, bestandsdiensten, synchronisatie, support, het boekhoudersportaal en gekoppelde dienstworkflows. De duur is de looptijd van het klantaccount of abonnement plus elke periode na beëindiging die nodig is voor export, verwijdering, back-upopruiming, wettelijke bewaring, beveiliging of geschillen.
De aard en het doel van de verwerking bestaan uit hosten, opslaan, doorgeven, beveiligen, synchroniseren, ondersteunen, back-uppen, exporteren, verwijderen en anders verwerken van klantgestuurde gegevens zodat BPS Pro en gerelateerde diensten kunnen werken.
De soorten persoonsgegevens kunnen identificatie- en contactgegevens, account- en aanmeldgegevens, facturatie- en boekhoudgegevens, btw- en ondernemings- of beroepsgegevens, bank- en betalingsgegevens, werknemers-, bestuurder-, werf- en planningsgegevens, documentinhoud, auditgegevens, supportgegevens en technische logs omvatten. Categorieën van betrokkenen kunnen klantgebruikers, werknemers, arbeiders, onderaannemers, aannemers, klanten, leveranciers, accountants, bestuurders, klant- of leverancierscontacten, factuurontvangers, overheden, particulieren en andere personen omvatten van wie de klant gegevens in BPS Pro invoert.
De klant blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, juistheid, toegangsrechten, bewaarkeuzes en instructies rond klantgestuurde gegevens. De rechten van de klant omvatten het vragen van redelijke bijstand, export, verwijdering, verbetering, beperking of beveiligingsinformatie waar vereist door de AVG/GDPR en technisch haalbaar binnen de dienst.
Arisius Software verwerkt zulke persoonsgegevens alleen om BPS Pro en gerelateerde diensten, inclusief het boekhoudersportaal, te leveren, beveiligen, onderhouden, ondersteunen en verbeteren, of zoals anders gedocumenteerd door de klant via het gebruik van de dienst, deze voorwaarden, supportverzoeken of schriftelijke instructies.
Arisius Software zorgt ervoor dat personen die gemachtigd zijn om klantpersoonsgegevens te verwerken gebonden zijn door vertrouwelijkheidsverplichtingen, gebruikt passende technische en organisatorische maatregelen en helpt de klant waar redelijk mogelijk met verzoeken van betrokkenen, beveiligingsverplichtingen en de behandeling van gegevensinbreuken, rekening houdend met de aard van de dienst en de informatie waarover Arisius Software beschikt.
De klant machtigt Arisius Software om subverwerkers en dienstverleners te gebruiken die nodig zijn om BPS Pro te leveren, waaronder hosting-, opslag-, back-up-, e-mailverzendings-, betalings-, Peppol-, boekhoud-, diagnostiek- en supportproviders. Arisius Software blijft verantwoordelijk om passende gegevensbeschermingsverplichtingen op te leggen aan verwerkers die zij inschakelt voor klantpersoonsgegevens.
Als Arisius Software een subverwerker toevoegt of vervangt die een wezenlijke invloed heeft op klantpersoonsgegevens, geven wij waar redelijk mogelijk kennisgeving via de dienst, website, supportkanaal of aangepaste voorwaarden zodat de klant redelijke gegevensbeschermingsbezwaren kan uiten.
Arisius Software stelt redelijke informatie beschikbaar om naleving van deze verwerkersovereenkomst aan te tonen en werkt mee aan redelijke audits of controles die door de AVG/GDPR vereist zijn, onder voorbehoud van vertrouwelijkheid, beveiliging, bescherming van andere klanten en het vermijden van verstoring van de dienst.
Na beëindiging kan Arisius Software klantgegevens verwijderen, teruggeven, anonimiseren of bewaren volgens redelijke instructies van de klant, technische mogelijkheden, back-upcycli, wettelijke verplichtingen, beveiligingsnoden en geschilvereisten.
10. Beveiliging, back-ups en export
Arisius Software gebruikt redelijke technische en organisatorische maatregelen om BPS Pro en gerelateerde diensten te beschermen. Beveiliging hangt ook af van keuzes aan klantzijde, waaronder sterke wachtwoorden, zorgvuldig rechtenbeheer, veilige toestellen en tijdige verwijdering van voormalige gebruikers.
Back-ups, synchronisatiefuncties en het boekhoudersportaal zijn bedoeld voor dienstcontinuïteit, toegang en herstel, maar vervangen niet de eigen wettelijke, boekhoudkundige, archiverings- of exportverplichtingen van de klant. De klant moet eigen records en exports bijhouden waar dit vereist is door wetgeving of bedrijfspraktijk.
11. Intellectuele eigendom en licentie
BPS Pro, de website, softwarecode, interface, documentatie, logo's, ontwerpen en branding blijven eigendom van Arisius Software of haar licentiegevers. Onder deze voorwaarden en het actieve abonnement krijgt de klant een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om BPS Pro te gebruiken voor eigen interne bedrijfsdoeleinden.
U mag BPS Pro niet kopiëren, doorverkopen, sublicentiëren, verhuren, wijzigen, decompileren, reverse-engineeren of afgeleide werken maken, behalve waar dwingende wetgeving dit uitdrukkelijk toestaat en alleen binnen die grenzen.
12. Beschikbaarheid, onderhoud en support
Arisius Software streeft ernaar BPS Pro en gekoppelde diensten beschikbaar en betrouwbaar te houden. Tenzij een afzonderlijke schriftelijke service level agreement geldt, wordt geen specifieke uptime- of responstijdgarantie gegeven.
Onderhoud, updates, internetproblemen, klantinfrastructuur, storingen bij providers, beveiligingsmaatregelen, overmacht of wettelijke vereisten kunnen de beschikbaarheid tijdelijk beïnvloeden. Support wordt geleverd via de beschikbare contactkanalen en kan afhangen van het abonnement, de configuratie en de medewerking van de klant.
13. Updates en wijzigingen aan de dienst
Arisius Software mag delen van BPS Pro of gerelateerde diensten updaten, verbeteren, wijzigen, vervangen of stopzetten. Wij proberen onnodige verstoring te vermijden, maar wijzigingen kunnen nodig zijn voor beveiliging, wettelijke naleving, providerwijzigingen, technische compatibiliteit of productverbetering.
Klanten zijn verantwoordelijk voor het installeren of toestaan van vereiste updates wanneer dit nodig is om compatibiliteit, beveiliging en toegang tot gekoppelde diensten te behouden.
14. Aansprakelijkheid
Voor zover wettelijk toegestaan is Arisius Software niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstverlies, omzetverlies, verlies van goodwill, bedrijfsonderbreking, gegevensverlies veroorzaakt door klantzijdige problemen of beslissingen die worden genomen op basis van onjuiste, onvolledige, laattijdige of ongeoorloofde gegevens die door gebruikers of derden zijn ingevoerd.
Voor zover wettelijk toegestaan is de totale gezamenlijke aansprakelijkheid van Arisius Software voor vorderingen met betrekking tot BPS Pro of deze voorwaarden beperkt tot het bedrag dat de klant voor BPS Pro heeft betaald gedurende de zes maanden voor de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de vordering, exclusief btw. Als er geen betaald abonnement bestaat, bedraagt het aansprakelijkheidsplafond EUR 100.
Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit of beperkt aansprakelijkheid waar de wet dit niet toestaat, waaronder aansprakelijkheid voor opzettelijke fout, fraude of andere aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden uitgesloten of beperkt.
15. Schorsing en beëindiging
Arisius Software mag toegang schorsen of beëindigen als de dienst wordt misbruikt, betaling mislukt, veiligheid in gevaar is, de btw-registratie ongeldig of ongeoorloofd is, juridisch risico bestaat, toegang tot derde providers wordt ingetrokken of deze voorwaarden worden geschonden.
De klant kan het gebruik van BPS Pro stopzetten en annuleren volgens de beschikbare abonnementsflow. Beëindiging heeft geen invloed op reeds verschuldigde bedragen, wettelijke verplichtingen, opgebouwde rechten, vertrouwelijkheid, verwerkingsverplichtingen, intellectuele eigendom, aansprakelijkheidsbeperkingen of bepalingen die bedoeld zijn om na beëindiging te blijven gelden.
16. Toepasselijk recht en rechtbanken
Deze voorwaarden worden beheerst door Belgisch recht, met uitsluiting van regels inzake wetsconflicten. Tenzij dwingende wetgeving een ander forum vereist, vallen geschillen onder de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement waar Arisius Software haar maatschappelijke of exploitatiezetel heeft.
17. Wijzigingen
Wij kunnen deze Algemene voorwaarden aanpassen wanneer de dienst, wettelijke vereisten, providervereisten, beveiligingsnoden, prijzen of zakelijke omstandigheden wijzigen. De laatste versie staat op deze pagina. Verder gebruik nadat een aangepaste versie van kracht wordt, betekent aanvaarding van de aangepaste voorwaarden.